確定申告が終わった後の書類整理において、古い請求書や領収書を廃棄してしまう事業主様が多くいらっしゃいます。 しかし、将来的に建設業許可の取得を検討されている場合、これらの書類廃棄は「許可取得の可能性を自ら消滅させる行為」となりかねません。
建設業法における「実務経験」の証明には、客観的な裏付け資料が必須だからです。 今回は、無資格者が許可を取得する際に求められる「10年分の証明資料」の保管ルールと、実務上の注意点について解説します。
1. 資格がない場合、「10年分の過去」の証明が必須
建設業許可の要件である「専任技術者」になるためのルートは、大きく分けて以下の2つです。
- 国家資格者（施工管理技士、建築士、技能士等）
- 10年以上の実務経験者
国家資格を保有していない場合、選択肢は基本的に「2」となります。 この際、東京都の審査実務では、単なる自己申告（経歴書への記載）は一切認められません。「過去10年間（120ヶ月）、確かに建設工事を請け負っていた」という事実を、書面で立証する必要があります。
審査官は現場を見ているわけではありません。提出された書類のみで「実務の実態」を厳格に審査します。したがって、書類の有無が許可の可否に直結します。
2. 東京都が認める「裏付け資料」とは
実務経験の証明資料として認められる書類は限定されています。優先順位が高い順に以下の通りです。
① 工事請負契約書・注文書（推奨）
工事名、工期、請負金額が明記された契約書や注文書は、最も証拠能力が高い資料です。これらが10年分揃っていれば、審査は非常にスムーズに進みます。
② 「請求書」＋「入金確認資料」のセット
契約書を取り交わしていない小規模工事の場合、実務上はこれが主力となります。 ただし、請求書（控）単体では認められません。
- 請求書（控）：工事内容（件名）、請求日、金額を確認。
- 通帳（原本）：請求金額と一致する入金記録を確認。
この2点がセットになって初めて「工事の実績」として認定されます。 「請求書はあるが通帳がない（紛失した）」、あるいは「通帳に入金記録はあるが、どの工事の入金か分からない（請求書がない）」という場合、実績としてカウントされません。
3. 「税法7年」と「建設業法10年」のギャップ
税務上の書類保存期間は、法人税法や所得税法において原則「7年間」と定められています。 そのため、7年を経過した書類を廃棄することは税務上正しい判断ですが、建設業許可においては致命的なミスとなります。
建設業許可に必要な実績期間は「10年間」です。
税務基準に合わせて7年以前の書類を廃棄してしまうと、直近3年分の実績証明が物理的に不可能となります。 その結果、「あと3年間、書類を残しながら実績を積み上げるまで許可申請ができない」という事態に陥ります。 建設業許可を目指すのであれば、「書類保存は最低10年（念のため11年以上）」という独自の社内ルールを徹底する必要があります。
4. 「現金取引」のリスクと対策
いわゆる「手間受け」等で、工事代金を現金で受領しているケースも実務上散見されますが、許可申請においては不利に働きます。
東京都の審査では、「資金移動の客観性」が重視されます。 通帳を通じた銀行振込であれば第三者（金融機関）の記録として信用されますが、領収書のみの現金取引は、当事者間で日付や金額を操作できる余地があるため、証拠能力が低いとみなされる傾向にあります。
5. 書類を紛失している場合の救済措置
万が一、過去の書類を紛失している場合、実務上のリカバリー策は極めて限定的ですが、以下の方法が考えられます。
元請業者による支払証明
特定の一社（元請業者）と長期間取引がある場合、元請業者側に「支払証明書」の発行を依頼し、元請側の工事台帳や出金記録で証明を補完する方法です。 ただし、元請業者に多大な事務負担を強いることになるため、確実な協力が得られる関係性が前提となります。
金融機関の取引明細発行
通帳を紛失した場合、金融機関に対して過去10年分の「取引推移明細書」の発行を請求することで、入金記録の復元は可能です。ただし、これに対応する「請求書（控）」がお手元に残っていることが条件となります。
まとめ：書類管理は経営リスク管理そのもの
建設業許可における実務経験の証明は、過去の書類が全てです。 これから許可取得を目指す無資格の事業者様は、以下の3点を徹底してください。
- 請求書・契約書は、税務申告後も廃棄せず10年以上保管する。
- 工事代金の受受は、証拠が残る銀行振込を原則とする。
- 通帳は繰り越し後も保管するか、全ページをスキャンしてデータ化しておく。
当事務所では、お手元にある資料で「何年分の実績が証明可能か」の精査を行っております。 不足期間の算出や、代替資料の検討も含め、実務的な観点から許可取得に向けたロードマップをご提案いたします。